Le nuove istruzioni operative emesse dall'I.N.L. per le autorizzazioni in materia di videosorveglianza
Con nota del 14.4.2023, l'Ispettorato Nazionale del Lavoro ha fornito al proprio personale ed agli ispettori indicazioni operative in ordine al rilascio di provvedimenti autorizzativi ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970, per sistemi di videosorveglianza.
Premessa.
L'INL, nella propria nota, si richiama espressamente alla prassi applicativa della normativa in materia di videosorveglianza ed agli orientamenti del Garante per il trattamento dei dati personali.
L'Ispettorato ricorda, altresì, che la materia disciplinata dall'art. 4 S.d.L. è strettamente interconnessa con quella della c.d. privacy a doppio filo. Da un lato, i principi generali che regolamentano il trattamento dei dati personali e i relativi principi generali (liceità, finalità, pertinenza e non eccedenza, proporzionalità, necessità, indispensabilità) svolgono una funzione preventiva di abusi datoriali, a tutela delle libertà e degli interessi sottesi all'art. 4; dall'altro lato, "il rispetto delle garanzie di cui all’art. 4 costituisce condizione di liceità del trattamento (artt. 5, 6, 88 del Regolamento generale sulla protezione dei dati UE 2016/676 e art. 114 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196), ragion per cui i relativi trattamenti di dati possono essere effettuati solo in costanza dei requisiti e delle garanzie previste dall’ art. 4".
Condizioni per l'adozione di sistemi di videosorveglianza.
L'INL conferma il divieto assoluto di controllo intenzionale a distanza e ribadisce che l’installazione di un impianto audiovisivo o di altri strumenti da cui possa derivare un controllo a distanza dei lavoratori - che può essere effettuata "esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale" - deve essere necessariamente preceduta dall’accordo collettivo con le RSA e/o RSU presenti in azienda.
L'accordo sindacale è considerato il percorso prioritario, cosicché la procedura di autorizzazione presso l'Ispettorato Territoriale del Lavoro può essere avviata solo quando il datore di lavoro attesti, nell'istanza rivolta all'ITL, che in azienda sono assenti RSA/RSU o, altrimenti, documenti l'avvio delle trattative sindacali ed il mancato raggiungimento dell'accordo.
In assenza di accordo sindacale o, sussidiariamente, di autorizzazione dell'ITL, l'installazione di sistemi di videoripresa è illegittima e penalmente sanzionata; gli interessi collettivi sottesi non possono essere lesi mediante accordi autorizzativi raggiunti con i singoli lavoratori (cfr. Cass. Pen, Sez. III, 08/05/2017 n. 22148; Cass. Pen., Sez. III, 17/12/2019 n. 50919; Cass. Pen., Sez. III, 17/01/2020, n. 1733, citate nella nota).
Aziende multi-localizzate e integrazioni alle autorizzazioni già rilasciate.
La nota dell'INL chiarisce anche le modalità di stipula di accordi sindacali o di rilascio di autorizzazioni all'installazione di impianti quando l'impresa abbia più unità produttive.
Se le unità produttive sono ubicate nell’ambito di competenza della medesima sede territoriale dell’Ispettorato - in caso di assenza delle rappresentanze sindacali o di mancato accordo con la RSA/RSU - l'azienda che voglia installare lo stesso sistema in più unità potrà presentare una sola istanza di autorizzazione all’ ispettorato territorialmente competente il quale, previa verifica delle condizioni formali e sostanziali previste, emanerà un unico provvedimento valido per tutte le unità produttive.
Se le unità produttive sono ubicate in diverse provincie, le imprese possono scegliere tra la stipula di accordi sindacali con le RSA/RSU presenti in ciascuna unità o, in alternativa, la stipula di un unico accordo con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale; in caso di mancato accordo o in assenza della RSA/RSU, potranno presentare istanza di autorizzazione alle singole sedi territoriali dell’INL o, in alternativa, alla sede centrale.
Se l'azienda è titolare di autorizzazione ad impianto ed intenda estenderne l'applicazione in altra unità produttiva, la stessa potrà richiedere una semplice integrazione dell'originaria autorizzazione, sempre a condizione che non vi siano RSA/RSU o che non sia stato raggiunto un accordo.
Nuove aziende e assunzioni successive all'istallazione.
La nota dell'INL esamina anche due possibili situazioni nelle quali l'esigenza di installazione di impianti audiovisivi o altri strumenti di controllo è sorta prima dell'assunzione del personale e sorga la necessità di assumere nuovi dipendenti.
In occasione della costituzione di una nuova azienda, il titolare potrà richiedere all'ITL competente l'autorizzazione all'installazione di un nuovo impianto audiovisivo, dando atto che al momento della presentazione dell’istanza non ha in forza lavoratori, ma che prevede di avvalersi di personale non appena avviata l’attività. In tal caso, l'impianto potrà essere installato solo dopo l'autorizzazione.
Se, invece, l’azienda è già in esercizio senza personale, con impianto installato e funzionante, il titolare potrà presentare istanza di autorizzazione in vista di nuove assunzioni, ma dovrà produrre contestualmente impegnarsi a disattivare l'impianto non appena verrà adibito al lavoro il personale, fintantoché non giungerà il provvedimento autorizzativo dell’Ispettorato del Lavoro.
Sistemi di geolocalizzazione.
L'INL riconosce che i sistemi di geolocalizzazione utilizzati su strumenti di lavoro, quali tablet, smartphone, o installati su autoveicoli hanno una rilevanza indubbia ai fini della sicurezza del lavoro, della tutela del patrimonio aziendale e della più efficiente organizzazione dell’attività produttiva. E' tuttavia necessario contemperare tali esigenze con i diritti e le libertà dei lavoratori, nonché con la normativa in materia di trattamento dei dati personali.
A tal ultimo riguardo, la nota in commento richiama precedenti resi in materia dal Garante per la protezione dei dati personali.
Nei vari provvedimenti citati sono quasi sempre presenti le seguenti misura di contemperamento dei contrapposti interessi: escludere il monitoraggio continuo, consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo quando strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite; consentire, di regola, la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro; effettuare, di regola, i trattamenti mediante pseudonimizzazione dei dati personali (utilizzo di dati non direttamente identificativi); prevedere la memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.
Con riferimento ai gps installati sui veicoli, “la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il perseguimento delle finalità legittimamente perseguite”, e tale principio deve rispettarsi anche nel caso di trattamenti di dati effettuati in esecuzione di obblighi assunti nei confronti della stazione appaltante.
In questi ultimi casi, l'appaltatore del servizio che richieda uso di veicoli con gps, dovrà inviare alla stazione appaltante le sole informazioni strettamente necessarie a consentire il raffronto tra servizio effettivamente reso e il servizio atteso e non, invece, dati che siano, anche indirettamente, riconducibili agli interessati (ad es. il codice del dispositivo o del veicolo assegnato).
L’accesso ai dati da parte del datore di lavoro, quindi, dovrà avvenire solo ed esclusivamente in funzione delle motivazioni poste a fondamento del provvedimento autorizzativo, con la conseguenza che ogni diverso trattamento non consentito dei dati non rende utilizzabili le informazioni raccolte ai fini connessi al rapporto di lavoro (art. 4, co. 3, L. n. 300/1970).
L'INL ha quindi impartito ai propri uffici locali le istruzioni per verificare previamente le ragioni legittimanti l’installazione dei sistemi di geolocalizzazione, la tipologia dei dati raccolti ed il loro effettivo trattamento in conformità ai suddetti principi.
Disposizioni normative che favoriscano o impongano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza.
L'Ispettorato Nazionale del Lavoro ha anche ricordato che l’art. 4 dello Statuto e la procedura di garanzia ivi prevista trovano applicazione, in presenza di lavoratori, anche nel caso di specifiche disposizioni normative che favoriscano o impongano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza (ad esempio i sistemi di videosorveglianza a tutela dei minori e degli anziani, disciplinati dall'art. 5-septies del DL 18 aprile 2019, n. 32; i sistemi nelle agenzie che gestiscono scommesse ex 88 del T.U.L.P.S.)
Ambito di applicazione dell'art. 4 S.d.L. a particolari categorie di soggetti.
La nota in commento ha stabilito che la tutela accordata dall'art. 4 legge 300/70, con la sottesa procedura, va accordata anche in presenza (ed a favore) di collaboratori etero-organizzati di cui all'art. 2, comma 1, del d.lgs. n. 81/2015 ed ai lavoratori autonomi che svolgono attività di consegna attraverso piattaforme anche digitali (c.d. riders).
La norma di cui all'art. 4 S.d.L., invece, non è applicabile ai volontari operanti nel terzo settore, pur trovando applicazione, in favore di questi ultimi, la disciplina di protezione dei dati personali prevista dal Regolamento generale sulla protezione dei dati UE 2016/679 e dal d.lgs. n. 196/2003.
Laddove, però, in un ente del terzo settore, siano presenti sia volontari, sia lavoratori subordinati, troverà nuovamente piena applicazione la disciplina di cui all'art. 4 della legge 300/1970, se dal sistema possa discendere un controllo nei confronti dell'attività del personale dipendente eventualmente presente.